Где теряются заказы
В большинстве мастерских проблема не в том, что заказы не записывают, а в том, что их записывают в пять мест сразу: договор — в папке, макет — в мессенджере дизайнера, очередь цеха — на доске, деньги — в кассовой тетради, установки — в календаре бригадира. Каждый видит свой кусок, и никто — заказ целиком.
Типичные потери:
- клиент звонил, ему посчитали цену, но никто не перезвонил — заказ ушёл к соседям;
- цех вырезал камень по старому варианту макета;
- клиент внёс доплату в другом офисе, а менеджер звонит ему с напоминанием;
- бригада приехала на кладбище, а участок указан неточно;
- в конце месяца нельзя быстро понять, сколько денег получено и сколько ещё должны клиенты.
Что записывать по каждому заказу
Минимальная карточка заказа на памятник, которая закрывает большинство вопросов:
| Раздел | Что записать |
|---|---|
| Клиент | ФИО, телефон, кто принимает решения (часто это несколько родственников) |
| Данные на камне | ФИО умершего, даты рождения и смерти, эпитафия — дословно, с проверкой букв «ё» и «й» |
| Место | Кладбище, участок, ряд, номер могилы, ориентиры, нужен ли демонтаж старого |
| Состав | Стела, подставка, цветник, плита, гравировка, портрет, фотокерамика, ограда, благоустройство |
| Сроки | Когда готов макет, изготовление, желаемый месяц установки |
| Деньги | Цена, скидка, предоплата, доплата, способ оплаты, кто принял |
| Файлы | Фото для портрета, эскиз, макет, фото готового изделия и установки |
| История | Кто что изменил и когда — особенно в тексте на камне и в деньгах |
Этапы: договоритесь, что значит «готово»
Удобно разделить путь заказа на три больших этапа — заказ, производство, установка — и внутри каждого задать понятные точки:
- Обращение и расчёт. Записан звонок, посчитана цена, назначена дата следующего звонка.
- Договор и предоплата. Подписан договор, принята предоплата с квитанцией.
- Макет. Дизайнер сделал варианты, клиент согласовал один из них письменно.
- Производство. Заказ в очереди цеха, камень зарезервирован, этапы отмечаются.
- Готово к установке. Изделие сделано и сфотографировано, клиенту сообщили.
- Установка. Назначена бригада и дата, клиент предупреждён.
- Расчёт. Получена доплата, подписан акт, начислена зарплата.
Главное правило: заказ не переходит на следующий этап, пока не выполнено условие предыдущего. Например, нет согласованного макета и предоплаты — нет запуска в цех. Это правило экономит больше денег, чем любой отчёт.
Тетрадь, Excel или программа
Тетрадь подходит, пока заказов меньше десятка в месяц и всё делает один человек. Excel помогает считать, но плохо работает, когда в таблицу пишут несколько человек одновременно, и не напоминает о звонках и сроках. Когда появляются отдельные дизайнер, цех и бригады, нужна общая система, где каждый видит свою часть заказа, а руководитель — всю картину. Подробное сравнение — в статье Excel или CRM для мастерской.
С чего начать
- Составьте список всех открытых заказов — даже если это займёт день.
- Для каждого отметьте этап и следующий шаг с датой.
- Назначьте ответственного за каждый этап.
- Раз в неделю проходите список и смотрите просрочки.
В программе ЗПУ карточка заказа, этапы и правила перехода уже настроены под мастерскую памятников — их не нужно придумывать с нуля.
Попробуйте на своих заказах
30 дней бесплатно, все функции. Номенклатуру и цены можно загрузить из 1С или Excel.